Expert de la dématérialisation

Grâce aux coffres de documents dans
M-Files®, profitez de la dématérialisation et retrouvez toutes les informations transverses concernant un produit, une facture, un flux quelque soit le lieu où il est stocké. Il permet de faire le lien entre vos différents systèmes comme votre CRM ou bien votre ERP. Vous pouvez accéder à l’information n’importe où depuis n’importe quel device en ligne ou déconnecté.

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Mobirise

Mettre à disposition vos documents sans contrainte d’organisation,
Supprimer les sollicitations du service IT pour l’organisation des documents,
Obtenir un résultat transverse lors de vos recherches,
Gérer les droits d’accès de vos documents de façon simple et efficace,
Suivre vos étapes d’avancement par une gestion de processus performante,
Conserver la trace des modifications ou suppressions de documents. 
98% des utilisateurs adoptent M-Files®. 

Gestion des documents et des flux qualité
Dématérialisation des factures et des flux de contrôle achat
Gestion des contrats
Dématérialisation des factures vente: Chorus, …
Gestion des flux documentaires de production
Gestion des créations de bureau de style 

M-Files® vous permet de choisir le mode de déploiement le mieux approprié à votre organisation sur site, dans le cloud ou hybride. Vos collaborateurs peuvent accéder aux documents depuis différents périphériques (téléphone, tablette, ordinateur…).

Des milliers de sociétés dans plus de 100 pays, parmi lesquelles SAS, Elekta et EADS, utilisent M-Files comme une plateforme unique pour gérer les opérations commerciales de front et de back office, afin d’être plus productives et efficaces tout en respectant la conformité avec les normes les plus exigeantes comme la FDA 21 CFR Part 11.

Mobirise themes are based on Bootstrap 3 and Bootstrap 4 - most powerful mobile first framework. Now, even if you're not code-savvy, you can be a part of an exciting growing bootstrap community.

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Module ACHAT

Les factures achat, les bons de réception et les documents transporteur, douanier et qualité qui s’y rattachent sont les documents papier qui persistent, leur numérisation et leur reconnaissance permettent de les intégrer et de les lier aux données concernées dans votre système d’information.

01.

Scan & numérisation

de la facture achat, du bon de réception, des documents annexes tels que des certificats obligatoires permettant une recherche plein texte.

02.

Notification par mail

vers la ou les personnes concernées pour les informer des contrôles factures à effectuer et des imputations analytiques.

03.

Le workflow

permet de faire avancer la facture dans le système d'information jusqu'à son archivage.

04.

L'intégration ERP 

permet d'enrichir les métadonnées de la facture fournisseur sans double saisie. 

MODULE CONTRAT

La gestion des contrats dématérialisés est une vraie source de gain et de sécurité :

Recherche

Vous n’avez plus à chercher vos contrats dans les différents services Achat, Financier, Juridique, … Ils sont tous classés dans un coffre avec une gestion des droits d’accès contrôlée par le contenu. 

Alertes

Vous n’avez plus à tenir à jour un fichier Excel® et des alertes dans votre messagerie pour surveiller les dates de renégociation de vos contrats. La gestion de flux électronique vous permet de savoir et d’être alerté à tout moment lorsqu’un contrat arrive à une étape de traitement : à dénoncer, à renégocier, à résilier, etc… 

Qualification

La qualification des contrats vous permet de les classer automatiquement dans différentes pochettes virtuelles, accessibles chacune par les personnes concernées, 

Négociation

Les processus de négociation et renégociation sont entièrement pilotés par un flux électronique permettant de faire circuler le contrat entre les différents services, Achat, Juridique, Financier et des alertes remontent si le contrat n’est pas traité dans les temps, 

Signature électronique

Le module de signature électronique garantit une trace indélébile de l’engagement des personnes concernées sans avoir à éditer, signer et rescanner les contrats. 

Cycle de vie

Le contrat reste sous suveillance et déclenche des notifications par mail vers les personnes concernées aux approches des dates anniversaire des renégociations et résiliation.

Modificaitons contrat

Toutes les modifications de contrat avec ou sans avenant sont tracées, identifiées et historisées. Il est possible de revoir à tout moment le contrat dans la version qui était en vigueur à une date déterminée.

Intégration
dans le SI

L’intégration du module dans votre système d’information vous permet d’accéder aux contrats à partir de votre ERP, de visualiser toutes les factures achat liées à un contrat,….

MODULE Qualité

Toutes les sociétés soumises à une certification doivent maintenir un système documentaire et une base technique qualité. Cette contrainte peut très rapidement devenir chronophage. Il n'existe pas de garantie que tous les documents soient à jour dans leur dernière version et que toutes les personnes concernées ont pris connaissance de celle-ci.

Toute la force de notre module Qualité est de vous aider à identifier tous les documents concernés par une modification, de toutes les tracer en version mineure et majeure, d’avoir un historique, de tracer les signatures des personnes concernées aux différentes étapes du processus puis de toujours garantir la dernière version applicable du document qui est accessible.
Tous les éléments du système documentaire (Procédure, Processus, Instruction, Spécification) sont soumis à un cycle de vie en 3 phases :
1- Draft: Rédaction, Vérification, Approbation, Diffusable aux groupes de personnes définis
2-Diffusion: Notification et Contrôle que toutes les personnes concernées ont pris connaissance du document avec enregistrement de toutes les signatures électroniques respectives. Il n’est plus utile de faire circuler le document papier pour une signature manuscrite. A chaque étape du cycle de vie d’un document sont rattachées et historisées les signatures respectives. Quand toutes les signatures sont obtenues, le document passe à l’étape Applicable et passera en Application à la date d’application définie sur le document.
3-Application: Le document remplace la version précédente en application dans un format non éditable (pdf).
Tous les documents peuvent être accédés directement à partir de l’ERP, sous contrôles des droits de l’opérateur, garantissant ainsi l’utilisation de la dernière version de la Fiche Technique jointe au dossier de fabrication, de la fiche de contrôle réception, des instructions pour un réglage machine, etc…. Les copies des documents dans les ateliers peuvent être proscrites et ainsi limiter les risques d’utilisation d’une mauvaise version.
La remontée des dossiers de fabrication dans le coffre de données permet de disposer instantanément de tous les éléments permettant de qualifier une fabrication : Fiche suiveuse signée, Fiche technique annotée an cas de dérogation, Labelling, Fiche de contrôle signée, …. et le lien vers tous les documents qualité dans la version en vigueur au moment de la production.
Sur requête d’un auditeur, le module Qualité vous fournit l’ensemble des documents qualifiant la production ainsi que toutes les pistes d’audit de chacun des documents.

MODULE Production

Le dossier de fabrication doit comporter tous les documents permettant de qualifier la production et doit rester consultable durant toute la durée de production de vos produits. L’exploitation des dossiers de fabrication sous un format papier peut devenir très rapidement laborieux si la production intègre des semi-finis ayant eux-mêmes fait l’objet de dossiers de fabrication pouvant être produits sur des sites différents.
La remontée des données de production dans un coffre de documents unique permet de faire les liens entre tous les dossiers de fabrication dépendants et de les rendre consultables très facilement indépendamment des sites de production.
Parallèlement au dossier de fabrication peuvent être remontés tous les documents liés à des actions qui ne sont pas directement issues d’un ordre de fabrication mais pouvant avoir une influence sur la qualité de la production, telles que des fiches d’intervention sur les outils de production ou les outillages, les fiches de contrôle MP liées à des réceptions ou des retours de production, les certifications des appareils de contrôle, etc…
Lors des audits de certification, il est très facile de présenter tous les documents liés à une production.

Module Vente 

Dossier client

Tous les documents en lien avec un client peuvent être numérisés et stockés dans le coffre numérique pour constituer le dossier client (Offre de prix, courriers, mails, etc..). Des documents mutualisés tels que des Appels d’Offres peuvent être liés à tous les clients du marché sans duplication du document pour chacun des dossiers client. Sur des gestions à l’affaire, les éléments d’achat issus de X3 peuvent être rattachés au dossier client indépendamment de leur cycle de vie dans le module achat. Ces dossiers client ont l’avantage de présenter tous les éléments à la force de vente ou aux chargés d’affaires sans qu’ils aient accès à X3.

Conservation réglementaire des factures de vente

Bien que les factures de vente soient toujours disponibles sur votre système d'information, il est indispensable d'en conserver une copie identique à celle qui a été envoyée au client ce que ne permet pas toujours une réédition. 
Même en cas de changement de système d’information, vous conserver un exemplaire original de la facture ce qui vous évite de maintenir l’ancien système en application.
L'archivage électronique des factures de vente est la garantie de stocker la facture telle qu'elle a été transmise au client, 1eDoc se charge d'éditer dans un format numérique, toutes les factures avec le modèle d'édition en vigueur sur X3 et de les stocker pour un archivage numérique sécurisé en alimentant toutes les métadonnées à partir des données X3.
Vous pouvez utiliser notre module EDI Vente pour Chorus Pro et transmettre vos factures directement sur le portail grâce à la transmission API. Ce mode vous permet de suivre l’avancement totalement automatisé de chacune de vos factures et d’apporter d’éventuelles corrections en cas de demandes d’informations complémentaires de la part du client. Lorsque la facture est en cours de traitement EDI, elle peut avoir différents statuts tenus à jour par le portail Chorus. Un opérateur a en charge le traitement de la pochette des factures en anomalie, il lui suffit d’apporter les corrections en fonction du message de refus et resoumettre la facture.


MODULE EDI - Chorus

Chaque client souhaite recevoir ses factures par le média le plus approprié à son organisation : Courrier, mail ou EDI.
Le module EDI Vente stocke toutes vos factures dans un dossier sécurisé, transmet les factures selon le média propre à chaque client et vous permet de suivre le cycle de vie de chaque facture en la classant dans des pochettes virtuelles selon son étape dans son cycle jusqu’à son archivage définitif.
Ce module peut s’intégrer dans votre système d’information et relever lui-même toutes les informations utiles pour le traitement EDI dans votre ERP. Si cette interconnexion n’est pas souhaitée, XEDI peut relever un répertoire dans lequel vous déposez toutes vos factures au format PDF et les données correspondantes.
Pour les factures à destination des établissements publiques, le modules XEDI met en œuvre le mode de transmission API du portail CHORUS. Ce mode vous permet de suivre l’avancement totalement automatisé de chacune de vos factures et d’apporter d’éventuelles corrections en cas de demandes d’informations complémentaires de la part du client.

Chaque média dispose de son propre cycle de vie :
Lorsque la facture est en cours de traitement EDI, elle peut avoir différents statuts tenus à jour par le portail Chorus (MISE A DISPOSITION, SUSPENDUE, COMPLETEE, REJETEE, MANDATEE, MISE_EN_PAIEMENT, MISE_A_DISPOSITION_COMPTABLE, COMPTABILISEE). Un opérateur a en charge le traitement de la pochette des factures en anomalie, il lui suffit d’apporter les corrections en fonction du message de refus et resoumettre la facture.   
Si le module XEDI peut interroger l’ERP sur l’état des factures, le passage à l’état Soldée se fait automatiquement lorsque la facture est déclarée réglée.

Courrier

A envoyer/Envoyée/Soldée

Courriel

A envoyer/Envoyée/Accusé Réception reçu/Soldée

Chorus

A transmettre/En cours de traitement EDI/En anomalie/Soldée.

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